Sparer en hel arbeidsdag med digital overtakelsesprotokoll

Laila Evenstad har hatt en travel uke, med overlevering av 43 boliger. Da er hun glad for at hun sparer en hel arbeidsdag på å erstatte papirarbeidet med nettbrettløsningen til APEX.

Det er fredag, og klokken er 14. I løpet av uka har Laila Evenstad fra Heimdal Bolig sammen med en kollega overlevert 43 nye leiligheter på Ringve Park. Nå venter hun på Daniel, dagens siste kunde.

– Når vi overleverer boligene bruker vi en funksjon i APEX som heter «Overtakelse». På nettbrettet får vi hele overtakelsesprotokollen, med både
historikk, sjekklister og informasjon til kunden, forklarer Laila.

Bruker APEX fra start til slutt

Det digitale verktøyet APEX hjelper boligutbyggeren Heimdal Bolig å kommunisere med entreprenører, eiendomsmeglere og kunder. I APEX kan de melde inn, delegere, håndtere og loggføre arbeidsoppgaver – både under bygging og etter innflytting.

Heimdal Bolig bruker APEX fra start til slutt i prosjektene sine, blant annet når de overleverer bolig til kunde.

Fører inn direkte på nettbrettet

Under overleveringen går Laila og Daniel gjennom punktene i overtakelsesprotokollen. Etter hvert som de sjekker at avvik som ble oppdaget på befaring er utbedret, krysser hun bare av for å bekrefte.

Laila og boligkjøper Daniel bekrefter at alt er som det skal før han overtar nøklene.

– Dersom vi finner avvik kan vi linke det videre og opprette en sak på det her og nå. Da legger det seg automatisk inn i protokollene, og den ansvarlige leverandøren får en varsling om at det et avvik må utbedres, sier Laila.

Automatisk levering av protokoller

Vann- og strømmålerne må leses av og rapporteres inn til kommune, strømleverandør og kraftleverandør. Det kan være mye arbeid å sørge for at riktige instanser får riktige dokumenter, men med APEX er jobben enkel for Laila:

– I APEX skjer rapporteringen automatisk. Jeg trenger bare å lese av målerne og notere tallene, og meldingen sendes til riktig instans, forteller hun.

Istedenfor å signere og skanne papirer, skjer hele overleveringen på nettbrettet.
Heimdal Bolig overleverte 43 nye boliger på én uke.
– Det er utrolig tidsbesparende å bruke nettbrettet til overlevering, forteller Laila.

Til slutt finner de frem pennen, og Laila og Daniel signerer protokollen. Selvsagt gjøres også det på nettbrettet. Laila trykker «send inn», og all
informasjon blir levert som PDF-filer til riktige mottakere:

  • Protokollen lagres i loggen til Heimdal Bolig inne i APEX
  • Protokollen blir lagt inn i kundens Min Side i APEX – og sendt på e-post
  • Avlesning av vann blir sendt til Trondheim kommune sammen med kundeinformasjon
  • Avlesning av strøm blir sendt til strøm- og kraftleverandørene sammen med kundeinformasjon

Sparer en arbeidsdag med papirarbeid

Det er godt for Laila å vite at hun slipper å dra tilbake til kontoret for å skanne papirer etter å ha gitt fra seg nøklene:

– Det er utrolig tidsbesparende å bruke nettbrettet. Jeg sparer mellom 10 og 15 minutter per overlevering. Bare denne uken har jeg altså spart en hel
arbeidsdag med papirarbeid!