Nils fra Bolig Norge styrer boligprosjektet med noen få tastetrykk

Prosjektsjef Nils Hjulstad husker tilbake til tiden da “skrivedamene” tok seg av maskinskrivingen i militæret. Eller til den gangen boligprosjektene ble styrt med håndskrevne lister, permer, og påslag på faks. Det slipper han i dag.

– Nå er jeg én mann som administrerer et helt boligprosjekt, og bare under dette intervjuet har jeg allerede mottatt og videresendt noen e-poster. Så det går unna, sier han. 

De nye selveierleilighetene i “Smedparken” i Trondheim, har endelig kommet opp og fått sine første innflyttere. Nils fra Bolig Norge er byggherre, og har brukt Spennarmering AS som totalentreprenør. APEX ble brukt som verktøy for samhandling og tilvalg.

 – Som byggherre har jeg organisert prosjektet. Spennarmering har hatt hovedkontakten med fagfelt som rørlegger, elektriker, ventilasjon og kjøkken, forklarer han.

Mange kokker, lite søl

Med så mange ulike aktører i prosjektet, kan det fort bli litt kaotisk. Hvem delegerer hva, hvor er det enklest å få kontakt, og hvordan vet man at et avvik er lukket og utført?

Ved Smedparken har de fått til en fin arbeidsflyt. Fagfeltene har egne brukere på personnivå i APEX, og hvis det meldes inn temperaturfeil på baderomsgulvet, eller en lekkasje under en vask, så vil en ansatt i rørleggerfirmaet få beskjeden direkte.

Saken meldes inn i APEX og dukker opp som en e-post hos rørleggeren. Når rørleggeren har gjort jobben, går han rett inn i APEX og lukker saken.

– APEX er til bruk for mange, og fungerer for alle mennesketyper. Det er enkelt å forstå og det er lett å overbevise fagmiljøet om å ha en bruker der.

Nils Hjulstad

Sparer mye tid

Det enkle grensesnittet i APEX har mange fordeler. Dette er første gangen Nils prøver systemet, og opplæringen skjedde midt i boligprosjektet. Det er litt som å hoppe på et tog i fart.

– APEX har en responsiv hjelpetjeneste, og jeg lærte mye ved å bruke det i tilvalgsfasen med kundene. Vi inviterte kundene inn i APEX, og de valgte tilvalgene sine der. Kundene har egne brukere hvor de mottar felles beskjeder. Der kan de også melde fra om avvik til oss. 

Nils opplever at den enkle samhandlingen senker terskelen for å melde fra om ting. Det gjelder både for boligkundene og fagfolkene. Samtidig slipper de å vente til mandag hvis noe oppstår mens det er helg.

– Du tar et bilde, legger det inn i APEX, lager en sak, og pang så er du ferdig! På minuttet. Det er veldig mye tid spart, smiler Hjulstad.

Ris og ros

Nils er fornøyd med prosessen. Han roser totalentreprenøren sin, og synes det er ekstra positivt at Spennarmering bruker tid og ressurser på å lære seg systemene i APEX.

– De omfavner det, og har dermed kontroll på prosjektet. Alle aktørene må være med for at et slikt system skal fungere optimalt, det er det ikke noe tvil om, sier han. 

De mest kritiske sakene tar han likevel på telefonen. 

– Første helgen etter innflytting ble det stopp i avløpsrøret, og hele kjelleren var full av 10 cm vann, på en lørdag. Da ringte jeg, for å si det sånn, for en e-post ville ikke holdt. Det er nok ikke hastemeldinger som går gjennom APEX, men vi meldte det inn der også, såklart.