Dette verktøyet markerte et før og etter for entreprenøren

Etter å ha bakset med rot, unødvendig papirarbeid og dårlig oversikt, tok den hordalandske entreprenøren grep. Første gang de brukte verktøyet APEX, skjønte de med en gang at hverdagen skulle bli en annen. – Det har spart oss for helt ekstremt mye tid, sier Morten Andersen, byggeleder i Seimen AS.

21. desember 2018. Den Voss-baserte byggmesteren tar for første gang i bruk APEX i et byggeprosjekt. Frem til nå er de vant til scanning, avkrysning, printing – og scanning igjen. Utallige mailer og fysiske besøk til leiligheter som skal overleveres.

Men ikke denne gangen. I det de hadde gratulert kunden med overtakelse, var papirarbeidet over. Ingen scanning gjenstod. Snekker Andersen kunne dra hjem til jul. Han husker hva de tenkte:

– Hvorfor i all verden har vi ikke gjort dette før?

– Bruker det til alt

Halvannet år senere er APEX blitt en like uunnværlig del av verktøykassa som hammer og tommestokk.

– Det finnes ikke en funksjon vi ikke bruker. Prosjektene våre er der, vi bruker det til forberfaringer, overleveringer, ettårsgaranti og befaringer. Vi sender ut kontakter med signeringer digitalt, og vi har begynt å se på dette med tilvalg, sier han og legger til:

– Kommer det nye funksjoner, skal vi bruke dem og.

Bygge- og prosjektlederen forteller at de – før de fant APEX – vurderte digitale sjekklister og andre rutinehåndteringsverktøy.

– Men vi trengte noe mer enn det. Vi så etter en modul som også kunne hjelpe oss med etterarbeidet. Som hjalp oss med å jobbe bedre og få struktur.

–  Ekstremt mye tid spart

Appen APEX ble løsningen. Og selv om de ikke har målt, er ikke Andersen i tvil om at det dreier seg om ekstremt mye tid spart.

– Det er ikke nødvendig å måle. Sammenligner du med det papirstyret vi holdt på med, er det sikkert ikke halvparten av tidsbruken engang, sier han og trekker frem noen eksempler:

– Vi driver en god del med hyttekunder, som naturligvis ikke alltid er på hytta. I fritidsboliger går det gjerne flere måneder uten at sluttkunden er på stedet. Ofte sender de en mail og lurer på hvordan vi ligger an. Kanskje går mailen til byggherre, blir liggende, og så får vi en sur henvendelse fordi det har tatt tid.

Det var i det hele tatt mye mailer i Seimens forrige liv. Det er det slutt på nå.

– Nå får vi bare en varsling i APEX, og vi kan umiddelbart skrive inn hva vi har utbedret, forklarer Andersen.

Alfa og omega

Selve befaringene har aldri gått smidigere for seg. En av hodepinene entreprenøren fra Voss nå er kurert for, er knotet rundt selve tilkomsten.

– Nå trenger ikke folka våre ringe rundt når de kommer frem. På hver sak legger vi inn om kunden har kodelås, eller hvor nøkkelboksen eventuelt befinner seg. Bare på dette er jeg sikker på vi har spart ekstremt mye tid.

Og når de er inne i boligen, trenger ingen lenger å saumfare etter feilen de kom for å utbedre. Det sørger bildedokumentasjonen for.

– Denne funksjonen er alfa og omega. Vi har full kontroll nå. Hvis kunden påpeker noe når vi går befaringer, tar vi bilder av det og markerer på tegningen hvor det er.

Planleggingsverktøy

Tidsbesparelsene er åpenbare. Kontrollen er tilbake. I tillegg merker Andersen en annen økonomisk oppside gjennom oversikten:

– Når vi kan gå inn og med en gang se at et gitt prosjekt for eksempel har 30 åpne reklamasjoner, kan vi planlegge rundt det. Det lar oss gjøre bedre anslag på hvor mange dager det vil ta, og hvor mange folk vi trenger. Før måtte vi jobbe oss gjennom en bunke på 30–40 sider, og allikevel kunne vi bomme.

Ja, Andersen er så happy at han faktisk har begynt å bruke verktøyet selv til prosjekter som ikke i utgangspunktet er i APEX.

– Vi har laget egne «prosjekter» hvor vi kan legge inn leiligheter uansett hvor de befinner seg, sier han og avslutter:

– Jeg er rett og slett en stor fan.