Fjogstad-Hus: sparer tid og får bedre oversikt med APEX

Fjogstad-Hus opplever mange gevinster med å bruke APEX. Etter et år med intensiv bruk av programvaren, på hele 46 ulike prosjekter, deler de her sine erfaringer. 

Fra penn og papir til full digital kontroll

En Ipad med APEX installert, gjør at kvaliteten på befaringene Fjogstad-Hus gjennomfører, har fått økt kvalitet. Ikke bare får de ansatte gjort mer på mindre tid, men forbrukere og samarbeidspartnere gir også uttrykk for økt tilfredshet.

Fjogstad-Hus er en tømrerentreprenør og boligprodusent, med kjernevirksomhet innen tømrerproduksjon siden 1903. Selskapet har cirka 50 tømrere og 13 administrative ansatte. Geografisk dekker de Nord-Jæren, med avtaler med Sandnes, Stavanger, Sola og Strand kommune.

Selskapet har brukt administrasjonsverktøyet APEX siden juni 2023, og hadde per juni 2024 brukt systemet på 46 prosjekter med totalt 68 enheter. Fjogstad-Hus har også nylig startet en satsning som heter Boligpleie. Dette konseptet benytter seg av APEX sitt dokumentasjonssystem for å gi kunder hjelp i sin forvaltning av boligen. APEX er her brukt på 25 enheter.

Fjogstad-Hus jobber innen tre forretningsområder; nybolig, ROT (rehabilitering og tilbygg) og egenregi-prosjekter, som alle har varierende kundegrupper. Oppdragene er ofte totalentrepriser hvor de har med seg sine faste samarbeidspartnere. Selskapet svarer da sluttkunde, enten det er offentlig, proff eller forbruker, på vegne av totalprosjektet. Før selskapet tok i bruk APEX ble befaringer utført med penn og papir, noe som var tungvint og tidkrevende. 

Økonomiske gevinster og tidsbesparelse

APEX brukes i all hovedsak på befaringer, og da både internbefaringer, ferdigbefaringer, overtakelser og ettårsbefaringer. 

Arnt Ingve Svela, prosjektleder hos Fjogstad-Hus, sier dette om erfaringene så langt:

– Den største gevinsten ved bruk av APEX er oversikten vi får. Vi kan sende meldinger direkte på saker til forbruker og til leverandører. Forbruker får god oversikt, og kan selv følge opp saker etter befaringer.

Arnt Ingve Svela, prosjektleder i Fjogstad-Hus

Selv om den økonomiske gevinsten er vanskelig å måle etter kun ett år, har prosjektlederne fått en enklere jobb med å følge opp prosjektene. Svela er overbevist om at APEX vil gi økonomiske gevinster på sikt. Verktøyet hever kvaliteten på befaringene, og gjør at de ansatte har litt mer effektive.

Prosjektledere som går befaring, måtte tidligere inn på kontoret for å sende ut befaringsrapport og bilder etc. etter endt befaring. Dette var til tider tidkrevende. Etter at APEX ble tatt i bruk har prosjektledere fått mye bedre oversikt over hvem og hva som skal/er utført etter befaringer. APEX gir bedre oversikt og mulighet til å sende befaringsrapporter og bilder direkte fra systemet.

– Når vi har fullført en befaring, har alle involverte parter fått tildelt sine punkter for utbedring, sier Svela. Dette sparer tid og gir bedre tidsbruk for prosjektledere, slik at de kan håndtere flere oppgaver uten å øke antall ansatte, forteller han. APEX hever rett og slett kvaliteten på befaringene.

Både ansatte og kundene er mer fornøyde med befaringene

Tilbakemeldingene fra både ansatte og underleverandører er positive. De får bedre oversikt over hva de skal utføre etter at prosjektleder har gått befaringer. Oversikten inneholder bilder og plassering av hver enkelt sak, og de kan legge inn kommentarer og bilder på saker før de lukkes.

Dette var da også selve grunnideen da APEX ble etablert i 2014; nemlig å spare utbyggere og entreprenører for tid og unødvendig dobbeltarbeid gjennom digitalisering, effektivisering og automatisering av hele verdikjeden.

Kunder som bruker systemet aktivt, opplever det som oversiktlig og profesjonelt. De kan kommentere på saker, legge til nye bilder, og opprette nye saker selv via APEX. Boligpleierapporter gir kundene en klar oversikt over vedlikeholdsbehov i boligen.

Enkel implementering og bruk

Da Fjogstad-Hus skulle få opplæring i bruken av systemet, foregikk dette via Teams. De ansatte fikk komme med ønsker på tilrettelegginger og tilpasninger for at de skulle få et optimalt verktøy til sitt bruk. 

Svela opplevde prosessen som meget positiv og APEX var meget imøtekommende på selskapets ønsker. APEX laget også egen guide som forklarte APEX i bruk i korte enkle skritt. Denne ble brukt i opplæringen av ansatte og underleverandører. Systemet er tilpasset både PC og mobil, og er derfor enkelt å bruke på alle enheter. 

Svela synes systemet til APEX var meget enkelt og oversiktlig å ta i bruk.

Stor tilfredshet med systemet i bruk

Fjogstad-Hus opplevde noen mindre utfordringer med bruken av systemet under intern opplæring, og hvordan systemet skulle brukes opp mot eget KS-system. Utfordringene ble løst internt og sammen med APEX, og Fjogstad-Hus er svært fornøyd med APEX og gir systemet en 9 på skalaen.

– APEX fremstår som profesjonelt og oversiktlig for både kunder, tømrere, underleverandører og prosjektledere.

Arnt Ingve Svela.

Han roser også supportteamet for å være hjelpsomme og imøtekommende.

Med APEX har Fjogstad-Hus oppnådd bedre oversikt, effektivitet og kundetilfredshet i sine byggeprosjekter, noe som gir dem muligheten til å skalere og håndtere videre vekst.