Utbyggeren Varmbo sparer hundrevis av timer med nytt verktøy: – Som natt og dag

Det kan fort gå varmt hos utbyggeren Varmbo. Hektiske dager med mange overleveringer krever god oversikt – og tunga rett i munnen. Sjekk hvordan verktøyet APEX gir dem full kontroll på reklamasjons- og avvikshåndteringen.

Solen glitrer i fjorden utenfor de nye leilighetene ved Sjølyst Terrasse i Trondheim. Været på overleveringsdagen spiller den upåklagelige utsikten enda litt bedre. Byggeleder Geir Otto Gamst myser ned på iPaden mens han taster.

– Det er like mange forskjellige kunder som det er boliger. Men er det én ting alle misliker, så er det mangel på informasjon, sier han.

Kontroll på ettermarkedet

For utbedringer kan selvsagt ta tid. Men det tåler folk overraskende godt, mener Gamst. Så lenge de er informert.

– En kunde som vil ha fikset en ripe i glasset, irriterer seg mye mer hvis han ikke vet hva tidslinja er. Sier du klart og tydelig at glassmesteren er på saken, og at produksjonen er ferdig om 6 måneder, tåler de fleste fint å vente det halve året. Det er dårlig kommunikasjon som er problemet, sier byggelederen.

Og systemet de hadde før, la ikke til rette for effektiv kommunikasjon – overfor hverken sluttkunde, byggherre eller leverandører.

– Det var de velkjente papirlistene. Vi tok bilder med telefon og la dem inn i Word-filer. Så måtte vi skrive inn hvem som hadde ansvaret internt og ekstern, og sende det på e-post. Og så måtte du krysse fingrene for at du fikk svar, smiler Gamst.

– Som natt og dag

I dag skjer alt på iPaden. Gjennom løsningen APEX deles informasjonen sømløst mellom sluttkunde, Varmbo og håndverkere.

– Før måtte vi både purre og svare på mailer med kunden på kopi. Kanskje ringte kundene og var misfornøyde fordi de ikke hadde hørt noe. Nå er det slutt på alt det. Boligkjøper får informasjonen umiddelbart og kan se sakens gang. Alle som er komfortable med å bruke smarttelefon og ipad, er kjempefornøyd.

Og i tillegg til at kundene blir mer happy med informasjonsflyten, sparer selvsagt utbyggeren tid.

– APEX ble en helt ny verden. Jeg tipper vi sparer 2–3 timer på hver eneste bolig. For oss utgjør det mange hundre timer med unødvendig arbeid. Det er som natt og dag, sier Gamst.

Kontroll og oversikt

Gamst legger også til at transparensen og historikken som kommer med det digitale verktøyet, sikrer kontinuitet i prosjektene.

– Hadde jeg sluttet i jobben nå, hadde saker fortsatt kommet inn. Det handler om at kundene aldri skal føle seg glemt, sier han og legger til at det er én annen ting han ikke kommer til å savne: de ukentlige reklamasjonsmøtene.

– Det behovet har vi ikke lenger. Nå har vi et sånt møte kanskje én gang i måneden.

– Og det er vel ingen som lengter tilbake til da vi hadde dem oftere.