Mer tid til den gode samtalen med kunden

Tykke permer med papirer, lange mailtråder og skanning av dokumenter, ble byttet ut med full oversikt. Da leilighetene i Hommelvik Sjøside skulle overtas av sine nye eiere, ble alle overleveringer gjort digitalt i APEX.

Hommelvik sjøside – en perle ved fjorden

Det ligger mye kvalitet i det å bo tett på fjorden slik beboerne gjør i Hommelvik Sjøside. Det moderne leilighetskomplekset er bygd på tomta til det gamle sagbruket, kun tyve minutter fra Trondheim.

– Det er viktig at folk trives. Det er den beste reklamen vi kan få – at folk snakker med naboer, slekt og venner, og ytrer glede over bostedet sitt. Da er det også enkelt for oss å selge boliger, forteller Oddstein Rygg, daglig leder i Hommelvik Sjøside Bolig AS.

Hommelvik Sjøside består av 340 leiligheter fordelt på tjue bygg. Utbyggingen har blitt gjort i åtte byggetrinn, og det siste byggetrinnet stod klart i september 2021.

Prosjektet har blitt gjennomført av Hommelvik Sjøside Bolig AS. De har samarbeidet tett med Trh Utvikling AS om store deler av utbyggingen. Trh Utvikling AS er en uavhengig prosjekt- og eiendomsutvikler som har ledet deler av byggeprosessen.

APEX ble faset inn i de to siste byggetrinnene i byggingen av Hommelvik Sjøside, og siden har verken Grete Myrvang, kundekoordinator i Trh Utvikling AS, eller Oddstein Rygg sett seg tilbake.

Alle involverte finner informasjon på én plass

I store boligprosjekter er det mange aktører involvert, og som utbygger har du ansvar for samhandling mellom alle aktører og god informasjonsflyt. Oddstein understreker at oversikt og kontroll er viktig, men at det lett kan skli ut hvis man ikke har gode systemer, eller en person som Grete på kontoret.

– Det kan komme mellom 20 til 50 e-poster om dagen, og da er systematisering i mapper veldig viktig. Med manuell håndtering av filer og mapper kan det fort bli rot. Grete har alltid hatt kontroll og system på alle prosesser, men det blir veldig personavhengig. Det kan få konsekvenser hvis noen blir syke, skal ha ferie eller slutter i jobben sin, understreker Oddstein.

– Nå har vi alle dokumenter, dialog og historikk i APEX. Alle involverte finner den samme informasjonen i mapper på én plass, smiler Grethe.

Før APEX brukte Grete mye tid på  forberedelser av overtakelsespermer som inneholdt endringsavtaler, protokoller og annet som tilhører hver enkelt leilighet. I tillegg måtte hun reise fram og tilbake mellom byggeplassen og kontoret for å få skannet og sendt signerte dokumenter til riktige mottakere.

Det er helt slutt på etterarbeidet etter overleveringer. Les om hvor lekende lett det er med overlevering av bolig, både for takstmann og boligkunde.

Enkelt å sjekke status på åpne saker

Når det er flere ansatte på kontoret som har kundekontakt, er det alltid en fare for at man kan miste tråden og historikk i en sak.

– Etter at vi begynte å bruke APEX, merker vi stor forskjell på tiden vi bruker på å få oversikt. Før måtte vi bruke mye tid på å lete i lange mailtråder for å finne avklaringer. Nå har alle parter tilgang på den samme informasjonen og dialogen direkte i APEX, sier Oddstein Rygg.

Grethe følger opp:

– Man sitter som regel ikke med hele fasiten selv, og ofte involveres flere parter. Da er det gull verdt at du har kun ett sted å forholde deg til når du eller kunden skal sjekke status på åpne saker.

Rudi Solli Pedersen, daglig leder i Trh Utvikling AS, mener at historikken i APEX gir de et konkurransefortrinn som eiendomsutvikler og byggeplanlegger. Les saken med Rudi.

Null stress og tid til alle spørsmål

Etter innføringen av APEX, kjente både Oddstein og Grete på mindre stress. De brukte mindre tid enn før på både forberedelser og gjennomføring av befaringer og overleveringer av leilighetene i Hommelvik Sjøside. Dette ga mer  tid til rolige og gode samtaler med boligkunder.

– Det å kjøpe en leilighet er for mange den største investeringen de kan gjøre i løpet av livet. Mange gleder seg veldig til å flytte inn, og ofte er det mange spørsmål som dukker opp under en befaring, som for eksempel hvordan den nye stekeovnen fungerer, smiler Oddstein og fortsetter;

– Da er det godt å ha roen til å vise og forklare, uten å ha «noen» på skuldra di som sier at «dette har du ikke tid til». Når Grete og jeg er rolig, skaper også en trygghet for kunden.

Grete tar ordet.

– Og når vi er ferdige med befaringen, føles det godt å bare ta med seg nøkler og iPad til neste leilighet, vel vitende om at kunden finner alt de lurer på om sin leilighet på «min side» i APEX.

Kan APEX kutte dobbeltarbeid og frigjøre tid for deg?

Les om løsningen eller send oss en melding!

Les mer om overleveringer med APEX